مفاد قراردادهای مدیریت هتل

در این مقاله با تأکید بر نمونه‌های عملی قراردادهای مدیریت هتل، شروط کاربردی و مهم این نوع قراردادها بررسی می‌شود. قراردادهای مدیریت هتل بسیار متنوع است؛ به‌طوری‌که در ایالات متحده امریکا، وکلایی صرفاً با تخصص مذاکره و تنظیم این نوع قراردادها مشغول فعالیت هستند. در این بخش می‌کوشیم با دیدی کلان، برخی شروط اساسی این قراردادها را با تکیه بر تجربه‌های عملی در این پروژه‌ها به صورت موردی بررسی و تحلیل کنیم.

۱. قلمرو خدمات

قلمرو خدمات مدیر به‌نوعی شامل چند بخش می‌شود که عبارتند از خدمات مدیریتی (Management Services) و خدمات مربوط به ساخت، تزیین و تجهیز هتل ( Construction, Furnishing and Equipping Services).

۱-۱ خدمات مدیریتی چیست؟

خدمات مدیریتی شامل انتخاب، استخدام، خاتمه رابطه استخدامی، آموزش و نظارت بر کارکنان، تعیین وظایف مدیر عمومی و کارکنان هتل، تعیین قیمت‌ها، فهرست نرخ‌ها و نظارت بر وصول مبالغ خدمات، نظارت بر اعمال تغییرات جزئی و تعمیرات معمولی که برای نگهداری و بهره‌برداری از هتل توسط مدیر ضروری تشخیص داده می‌شوند، امضای قرارداد برای اجاره‌دادن بخش‌های تجاری هتل نظیر فروشگاه‌ها، نظارت بر فعالیت‌های میهمانان هتل، فروشگاه‌های هتل و کارکنان آنها و عند‌الاقتضا قطع سرویس‌دهی و یا خاتمه قرارداد اجاره نسبت به اشخاص فوق در صورت عدم پرداخت مبلغ سرویس‌ها یا اجاره‌بها، نگهداری حساب‌های مربوط به هتل مطابق با سیستم یکنواخت حسابداری در صنعت هتلداری، امضای سایر قراردادهای لازم برای بهره‌برداری بهینه از هتل، برنامه‌ریزی، تمهید مقدمات لازم و امضای قرارداد به‌منظور تبلیغات هتل و افزایش سطح خدمات آن می‌شود؛ برحسب نوع هتل و ابعاد آن، قلمرو خدمات مزبور ممکن است تغییر کند.

۱-۲ نقش مدیر در فرایند ساخت، تزیین و تجهیز هتل

افزون بر خدمات مدیریتی، مدیر هتل در فرایند ساخت، تزیین و تجهیز هتل نیز خدماتی ارائه می‌دهد؛ بر این اساس مالک یا مالکین در ساخت و تکمیل هتل باید استاندارهای فنی و سایر ویژگی‌های هتل را به تصویب مدیر برسانند؛ زیرا استفاده از برند مدیر در هتل، افزون بر اینکه مستلزم ارتقای کیفیت خدمات است، فرایند ساخت، تزیین و تجهیز هتل را نیز تحت‌تأثیر قرار می‌دهد و به‌کارگیری استانداردها و ویژگی‌های متناسب با برند را طلب می‌کند.

مطابق قرارداد البرزتات-روتانا این استانداردها به شرح زیر پیش‌بینی شده است:

۲.۰۲. Owner shall in accordance with the Technical Standards, the plans and specifications approved by Manager, and with reasonable diligence, cause such Property to be completed upon the Site according to the Agreed Standards. The Property shall include 2 (two) buildings containing approximately 200 rooms each and appropriate recreational facilities. Owner shall engage and retain, at Owner’s expense, such architects, designers, specialists and contractors as shall be necessary to Owner in connection with the planning and completion of the building and in connection with the design, selection, purchase and installation of the furnishings and equipment.

Owner shall, with reasonable diligence, cause to be prepared with respect to the Property, full and adequate plans and specifications in accordance with the Technical Standards meeting and shall furnish copies of each thereof to Manager for its advance approval. Manager shall consult with the Owner and its architect at such reasonable times and places as Owner shall specify in connection with the planning and completion of the building, furnishings and equipment.

گفتنی است در زمان امضای قرارداد فوق به سبب اینکه هتل هنوز در مراحل طراحی تفصیلی بود و این مرحله کماکان ادامه دارد، الزامات مربوط به طراحی، مهندسی و معماری هتل از یک‌سو و ویژگی‌های آن نظیر تعداد ساختمان‌ها و تعداد اتاق‌های هر ساختمان از سوی دیگر، مطابق با مشورت مدیر و تصویب او صورت خواهد پذیرفت. درحالی‌که در برخی موارد به‌ویژه در موردی که قرارداد مدیریت هتل پس از ساخت آن امضا می‌شود، رعایت استانداردهای مدنظر مدیر دیگر محملی نخواهد داشت.

۲. حق‌الزحمه‌های مدیر (Fees of Manager)

در قراردادهای مدیریت هتل به طور معمول، مدیر دو نوع حق‌الزحمه دریافت می‌کند:

الف. حق‌الزحمه پایه ( Basic Management Fee)
ب. حق‌الزحمه تشویقی ( Incentive Management Fee)

افزون بر موارد فوق برحسب خدمات مازادی که مدیر ارائه می‌دهد، مانند بازاریابی و تبلیغات، حق‌الزحمه‌های اضافی نیز به وی تعلق خواهد گرفت.

۲-۱ حق‌الزحمه پایه چیست؟

حق‌الزحمه پایه مدیر در قراردادهای مدیریت که اکثر خدمات ارائه‌شده توسط وی را پوشش می‌دهد، به‌نوعی بر مبنای درصد ثابتی از درآمد ناخالص هتل (۲ تا ۴ درصد) محاسبه شده و پرداخت می‌شود. به عنوان مثال در قرارداد هتل پیش گفته، حق‌الزحمه پایه ۲۵/۲% تعیین شده است:

“۳.۰۱ (a) A basic Management Fee (the “Management Fee”) equal to 2.25% (two and a quarter percent) of the total Gross Revenue of the Property, as such Gross Revenue is defined in Section 3.03 below.”

در برخی از قراردادها نرخ حق‌الزحمه پایه برحسب زمان تحقق درآمد ناخالص متغیر است؛ به عنوان مثال در قرارداد مدیریتی که در سال ۲۰۰۵ بینHotel Investents,L.P و Hayat Corporation امضا شد این نرخ از تاریخ گشایش هتل لغایت پایان سال مالی که در آن سال هتل شروع به کار کرده است ۵/۲% از در آمد ناخالص و در اولین سال مالی پس از سال گشایش هتل به۳% افزایش می‌یابد؛ از سال مالی اول به بعد نیز نرخ مزبور به ۵/۳% افزایش می‌یابد.

حق‌الزحمه پایه شرکت‌های مدیریت که دارای برند نیز هستند، به‌نوعی بیشتر از بهره‌برداران مستقل است؛ زیرا مالک یا مالکین در این شیوه مدیریت هتل، دیگر هزینه جداگانه‌ای برای فرانچایز برند نمی‌دهند. به سبب آنکه حق‌الزحمه پایه بر مبنای درآمد ناخالص هتل تعیین می‌شود، مدیران به جای درآمد خالص، در درجه اول بر افزایش درآمد ناخالص متمرکز می‌شوند؛ این امر سبب می‌شود مدیران به افزایش هزینه‌ها و حتی هزینه‌سازی ترغیب شده و سودهی هتل را تحت‌تأثیر قرار دهند؛

۲-۲ حق‌الزحمه تشویقی چیست؟

به سبب آنکه حق‌الزحمه پایه بر مبنای در آمد ناخالص هتل تعیین می‌شود، مدیران به جای درآمد خالص، بر افزایش این درآمد متمرکز می‌شوند؛ به‌منظور ایجاد انگیزه برای مدیران در افزایش درآمد خالص هتل، نوع دیگری از حق‌الزحمه در قراردادهای مدیریت رواج یافته که به حق‌الزحمه تشویقی موسوم است. برخلاف حق‌الزحمه پایه، این نوع حق‌الزحمه بر مبنای معیارهای عملکردی مانند سود ناخالص بهره‌برداری و درآمد خالص که پس از اعمال کسورات قانونی نظیر مالیات احتساب می‌شود، استوار است. پیش‌بینی این نوع حق‌الزحمه سبب افزایش انگیزه مدیران در بهره‌وری هتل و کاهش هزینه‌ها می‌شود و منافع طرفین قرارداد را در یک مسیر قرار می‌دهد.

به عنوان مثال در قرارداد هتل البرز تات- روتانا، حق‌الزحمه تشویقی ۷% سود خالص بهره‌برداری سالیانه تعیین شده است:

“۳.۰۱. (b) An Incentive Fee (the “Incentive Fee”) equal to 7% (seven percent) of the annual Gross Operating Profit (the “G.O.P.”) of the Property, as such G.O.P. is defined in section 3.02 below”

در ماده (۳.۰۲) نیز سود خالص بهره‌برداری هتل به شرح زیر تعریف شده است:

“The “Gross Operating Profit” of the Property for the purposes of this Agreement shall be the excess of the “Gross Revenue” derived from Property operations over “Deductions” as both terms are hereinafter defined.”

گفتنی است یکی از شروط مهم قراردادهای مدیریت، تعیین کسوراتی است که به‌منظور تشخیص درآمد خالص، از درآمد ناخالص هتل کسر می‌شوند؛ این کسورات شامل کلیه مخارجی هستند که هزینه‌کرد آنها برای بهره‌برداری از هتل ضروری است؛ به عنوان مثال می‌توان به دستمزدها و مزایای پرسنل و مدیر عمومی هتل، هزینه‌های عمومی و اداری هتل، هزینه‌های آموزش نیروی کار هتل، هزینه تأمین انواع پوشش‌های بیمه‌ای لازم برای هتل، هزینه استفاده از خدمات مشاورین مالی و فنی، هزینه ایجاد حساب احتیاطی برای هتل وغیره اشاره کرد.

۲-۳ حق‌الزحمه سایر خدمات

افزون بر موارد فوق‌الذکر، ممکن است حسب توافق‌های طرفین، مدیر، خدمات دیگری را نظیر بازاریابی و تبلیغات نیز ارائه کند. در این صورت بر اساس فرمولی ازپیش‌تعیین‌شده حق‌الزحمه‌ای متناسب با این خدمات به مدیر پرداخت خواهد شد. به عنوان مثال مطابق قرارداد البرز تات- روتانا، حق‌الزحمه خدمات مربوط به بازاریابی شامل تشکیل کارگروه بازاریابی، ۵/۱% درآمد ناخالص ماهیانه تعیین شده است.

۳. مشارکت بهره‌بردار

در برخی موارد ممکن است مالک یا مالکین هتل افزون بر خدمات مدیریتی و برند، با امضای قرارداد مدیریت به دنبال منابع مالی مدیر نیز باشند. مبنای توسل به این امر یا کمبود منابع مالی و عدم امکان اخذ وام از بانک‌ها و یا مؤسسات مالی است یا ایجاد انگیزه در مدیر برای بهره‌برداری بهینه از هتل است. مشارکت مدیر در بهره‌برداری از هتل به دو شکل فاینانس یا سرمایه‌گذاری صورت می‌پذیرد؛ در حالت اول مدیر با اعطای وام به مالک بدون آنکه در سود و زیان حاصل از بهره‌برداری از هتل سهیم شود، در مواعد مشخص سود وام خود را دریافت می‌کند؛ ولی در صورت سرمایه‌گذاری، ساختار روابط طرفین از ارائه‌دهنده خدمات و کارفرما، به شریک تغییر می‌کند که اثر اصلی این امر تحول در فرایند نظارت و کنترل بر هتل است. در چنین صورتی به سبب سرمایه‌گذاری مدیر در هتل، نظارت و کنترل مالک بر فرایند اداره آن به نفع مدیر کاهش می‌یابد. صرف‌نظر از نیاز مالک به منابع مالی مدیر هتل، این امر به‌نوعی در راستای تقویت همکاری و بهره‌برداری بهینه از هتل صورت می‌پذیرد؛ زیرا سرمایه‌گذاری مدیر در هتل سبب می‌شود وی برگشت سرمایه خود را بر منافع ناشی از حق‌الزحمه پایه ترجیح داده و درنتیجه تلاش کند سود خالص ناشی از بهره‌برداری را بر درآمد ناخالص و هزینه‌سازی احتمالی مقدم سازد.

افزون بر موارد فوق، قراردادهای مدیریت حاوی شروط دیگری نظیر انواع حساب‌های هتل، تزیین و تجهیز هتل، نگهداری و انجام تعمیرات احتمالی، تأمین پوشش‌های بیمه‌ای مانند بیمه اموال و بیمه بهره‌برداری از هتل، تخریب و یا ورود خسارت به هتل و آثار آن مانند تعلیق بهره‌برداری از هتل، خاتمه قرارداد و شرایط عمومی هستند (ن.ک: کتاب حقوق سرمایه گذاری خارجی در پرتو قانون و قراردادهای سرمایه گذاری، حاتمی و کریمیان، ۱۳۹۴).